入札には入札説明会が開催されることが多々あります。
では、入札説明会とはどのようなものなのでしょうか？
今回はこの入札説明会についてお話しようと思います。
入札説明会の流れ
入札説明会に参加されたことがない方もいらっしゃると思いますので、まずは私が参加したことのある案件の入札までの流れをご紹介したいと思います。
【1.公示案件の確認】
入札に参加したい案件を発見したら、説明会の有無や参加する為の条件を確認します。案件によっては、説明会日前や入札日前に適合証明書等を求められることもあるので注意して下さい。
この案件に関しては開催される説明会への参加は必須とは書かれていませんでしたが、もちろん参加します。電話で事前に仕様書を配布しているか尋ねたところ、「説明会で配ります」とのことだったので、説明会当日を待ちます。
【2.説明会への参加】
当日、説明会会場へ向かいます。 入館の際には手続きと身分証明書を求められます。 時間に余裕を持って参加しましょう。
説明会会場へ入ると、まず名刺を1枚置きます。 説明会に参加している他企業のことを知るチャンスでもあります。
次に、仕様書をもらいます。 仕様書の配分に制限がない場合は、必要な分をもらいましょう。
席に着き、時間になると説明会の開始です。 説明会が始まると、案件の担当官が仕様書を読んでいきます。一通り読み終わると、質疑応答の時間になります。 質問がなくなれば、説明会は終了です。 私が参加した説明会の参加者は約20名、時間は約30分程度でした。
入札説明会３つのポイント
【1.入札説明書（仕様書）を受け取ること】
説明会に参加すれば確実にゲットできます。ご安心ください。
【2.競合他社をチェックすること】
名刺を置く、または参加希望用紙の記入時がチャンスです。可能な限り競合他社をチェックしておきましょう。
【3.質疑応答を可能な限り行うこと】
可能な限りその場で質問しておきましょう。ただし、後日質問が可能な場合もあります。この点もしっかり確認しておきましょう。
入札説明会に参加できなかったら
説明会に参加できなかったからといって、後ろ向きになる必要はありません。
例の案件の参加資格には「入札説明書の交付を受けた者」とあったので、説明会参加が必須とは書かれていませんでした。交付場所の記載もあったので、受け取りさえすれば参加できるということなのでしょう。
また、もし参加が必須であった場合でも、調達元に連絡をとることで参加できる可能性はあります。説明会や資料等提出日の期限が切れてしまっていたとしても、諦めずぜひ問い合わせてみて下さい。
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