入札の経験者の方でも、その入札を辞退するケースというのはあまり多くないと思います。
また、インターネットでも入札辞退届についての情報は、多く出回っていないのが現状です。
そのような中で、いざ入札を辞退せざるを得ない状況に陥ると
「このタイミングで辞退ってできるの？」「今の状況は辞退する理由になるの？」など
わからないことだらけになって、困ってしまうこともあるかもしれません。
本記事では、
- 今まさに入札を辞退しなければならない。
- いざという時のために知っておきたい。
という方向けに、入札辞退届の抑えておきたいポイントを3ステップでお伝えしていきます。
入札辞退届について
STEP1「知る」
入札辞退届とは
国・官公庁が実施する入札案件について、それを辞退する際に発注機関へ提出する書類のことです。
この入札辞退届ですが、国としてルールやフォーマットは決められていません。
そのため、実際に辞退する時には入札辞退届の提出期日やフォーマットについて公示書や仕様書を確認したり、各案件の契約担当者へ問い合わせをしたりして、必ず確認するようにしましょう。
入札辞退届が必要となるタイミング
入札辞退届の提出義務が発生するタイミングは、大きくわけて2つです。
【応札前】
【応札後】
辞退することは悪いこと？
【応札前】
応札前の辞退については、特に問題としていない機関が多いです。
そのような機関は、公示書や機関のホームページ内に「辞退することによるペナルティはない」と明記していることがほとんどです。
【応札後】
応札もしくは落札後の辞退については、ペナルティ(※)を科している場合もあるので注意が必要です。
※3ヵ月の指名停止措置等
ペナルティの有無や、内容については案件や発注機関ごとに異なるので、入札辞退届を提出する前に、各案件の契約担当者へ確認をしておくとよいでしょう。
STEP1まとめ
応札や落札後の辞退については、ペナルティが科せられてしまうことがあるので、できるだけそうならないよう、しっかりと仕様書を確認するなどして対策を講じておきましょう。
STEP2「準備する」
入札辞退届フォーマット
入札辞退届は、各案件や発注機関の指定フォーマットがある場合は、必ず使用してください。
入札辞退届フォーマットが不明の場合は、各案件の契約担当者へ問い合わせをしたりして必ず確認するようにしましょう。
入札辞退届フォーマットに記載する項目は下記のような項目が一般的です。
- 日付
- 案件名
- 入札日
- 社名
- 辞退の理由
- 住所/会社名/代表者名
- 捺印
辞退の理由
入札辞退届には、必ずと言っていいほど辞退の理由を記載する欄が設けられています。
これは単に、発注機関側が理由を知りたいからというだけではありません。
発注機関の中には、この辞退の理由を元に今後の仕様書や案件作成の改善に役立てているところもあるのです。
実際に、文部科学省が辞退理由を元に改善策をまとめた資料があります。
【一者応札・応募の要因分析と改善方策（PDF）】
入札辞退届に記載する辞退理由には、上記のように改善に役立てるという目的を兼ねている場合もあるため、正直にしっかりと記載するようにしましょう。
下記に、実際にあった辞退理由をいくつか挙げてみます。
＜業務・仕様系理由＞
- 案件を多数抱えていて、手が回らない
- 作業所や要員の確保が困難
- 仕様書の条件を満たす手配が出来ない
- 見積り額が予定価格を上回ってしまった
- 指定の許可資格を有していない
＜その他理由＞
- 締切日を忘れてしまっていた
- 見積額を誤った額で提出してしまった
※内容によっては、発注機関への心象を考えた上で記載した方がいいでしょう。
STEP2まとめ
フォーマット自体はどの発注機関も、簡単な内容のものがほとんどです。
理由についても、基本的には正直に記載すれば問題ないので書類の作成は時間をかけずに完了させましょう。
STEP3「提出する」
提出方法
案件ごとに指定された期日までに、持参もしくは郵送で提出をします。
持参と郵送の対応可否については、案件や発注機関によって異なるので公示書や仕様書に記載がないか確認しましょう。もし記載がない場合は、各案件の契約担当者へ問い合わせが必要です。
注意事項
- 提出期日までに間に合わない場合は、事前に必ず契約担当者へ連絡をすること。
- 仕様書など書類を受け取っている場合は、それも併せて返却すること。
※ただし上記は、案件や発注機関によっては該当しない場合もあります。
STEP3まとめ
指定された期日や提出方法を守って、提出完了までしっかりと対応しましょう。
入札辞退を避ける対策①
そもそも、入札を辞退しないに越したことはありません。
そうは言っても、業務過多や仕様の問題であれば諦めるしかないでしょう。
しかし、理由によっては辞退を回避できることもあるのです。
具体例に、入札を辞退しないための方法を紹介します。
（辞退理由）見積り額が予定価格上回ってしまった
↓
（辞退を避ける対策）事前に落札結果を確認しましょう
過去に行われた同一案件や、類似案件の落札結果をあらかじめ確認しておくことで
今回行われる案件の予定価格の予測がつけやすく、見積額が価格を上回ることもありません。
落札結果の確認方法は、主に3つです。
- 発注機関のホームページを確認する
- 直接、発注機関に問い合わせる
- 入札情報サイトを利用する
入札辞退を避ける対策②
（辞退理由）締切日を忘れてしまっていた
↓
（辞退を避ける対策）タスク管理ツールを活用しましょう
とにかく案件ごとに、締切日をしっかり管理することが必要です。
手帳やエクセルなどで手動管理すると、どうしても漏れや忘れが発生してしまいます。
そんな時に便利なのが、タスク管理ツールです。
簡単に複数の案件を管理することができるだけではなく、締切日が迫るとメールでお知らせしてくれる機能が付いているツールもあります。
自社にあったツールを見つけ、しっかり活用することができれば、締切日忘れによる入札の辞退は、簡単に防ぐことができるのです。
まとめ
入札を辞退することは、入札に携わる中でもあまり多いケースではありません。
だからこそ、あらかじめ入札辞退届に関するポイントを知っておくことで、実際に辞退する状況になったとき、無駄な時間をかけずスムーズに対応することが出来ます。
また、できるだけ入札を辞退せずより多くの案件を落札するためには、今から「落札結果の確認」や「タスク管理ツールの導入」を行い、出来る限り入札を辞退する状況を生み出さない対応策を講じておきましょう。
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