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官公庁入札において、入札書を出す際には「封筒に入れる」に入れて提出することが一般的です。
初めて入札に参加する方の中には、この封筒の書き方が「よくわからない」という方も少なくありません。そこで本記事では、入札書の封筒の正しい書き方について解説していきます。
なお、入札の流れについて詳しく知りたいという方は、下記の記事も併せてお読みください。
入札書とは
入札書とは、官公庁入札において入札の際に金額を記載する用紙のことを指します。
用紙は発注機関によって一律ではなく、所定の用紙が用意されている場合もあります。そのため、入札書についての確認は、発注機関ごと・案件ごとに確認しておきましょう。
また、入札書の内容について「訂正箇所に訂正印がない」「修正可能な筆記具で書かれている」「日本語以外の言語で書かれている」といった場合には、入札したとしても無効になってしまう場合があるため注意が必要です。
入札書の封筒の書き方
入札書は、発注機関に提出する際、封筒に入れる必要があります。
入札書を封筒に入れて提出することで、入札者が他の入札者の内容を知ることができず、
入札の公平性と透明性を確保することができます。
また、入札内容が入札期間終了まで秘密とされ、情報漏洩を防止します。
封筒には封印（封緘）をする必要があります。
封印（封緘）とは、第三者が勝手に開封してしまうことを防ぐために、封筒の裏に押印することを指します。
※発注機関によってルールは異なりますので、詳細につきましては入札説明書等をご確認ください。
記載事項について
封筒に記載する内容は発注機関によって異なりますが、一般的な記載内容としては、次のような項目が挙げられます。
・宛名
・案件の契約番号、工事番号など
・案件名
・入札書在中 という表記
・提出年月日
・会社住所
・会社名
・会社代表者名
封印（封緘）について
使用する封筒に応じて裏面の継ぎ目に封印をします。
その際、原則として封印は、入札書に押印する印と同じものを使用してください。
封印の押し方
封印は、原則として封をした箇所に「割印」の形で押印するようにします。
市販の封筒を使用する場合、自ら封をした場所だけではなく、もともと封がされている（糊付けされている）箇所全てに押印する必要があるため、注意が必要です。
代理人の記入
入札書は、代理人による提出も認められています。
ただし、入札書とは別に委任状が必要となるため、注意が必要です。
具体的には、代理人名による入札参加の際には、封筒の表面に「入札書及び委任状在中」と記載した上で、裏面に代理人の名前を記載、押印の上、封筒内に入札書と委任状を同封しなければなりません。
無効となる場合
冒頭で記載したとおり、入札書や封筒に不備がある場合、その入札が無効になってしまう可能性があるため、注意が必要です。
発注機関によって無効となるケースは異なりますが、ここではいくつかその事例を記載します。
無効となった事例
- 封筒に封印（押印）が無かった場合
- 一つの封筒に2枚以上の入札書を入れた場合
- 指定された封筒以外の封筒を使用した場合
- 記載された案件名が不明瞭で判読できなかった場合
入札の際には余裕を持って
実際に官公庁入札に参加する際には、本記事で紹介した内容を踏まえつつ、発注機関のWebサイト等を通じて、入札書や封筒の書き方について入念に確認した上で、入札を行うようにしましょう。
本記事でも紹介した「無効となった事例」について、「そのようなミスはしない」と考えた方もいらっしゃるかもしれません。
しかし、実際にそうした事例は絶えずません。
その主な原因として考えられるのが、入札時の時間的余裕の無さです。
特に自社に合った案件を見つけてから入札までの期間に余裕がない場合に、封筒の記載ミスや押印ミスなどが生じがちです。
こうしたケースを未然に防ぐためには、入札業務を効率化しつつ、時間に余裕を持って書類や封筒を作成することが大切です。
そこで最近では、特に自社に合った入札案件を探すための情報収集を効率化するため、案件情報が一元化された、入札情報速報サービスを導入する企業が増えています。
こうした案件探しの手間を最小限にするため、株式会社うるるでも、入札情報速報サービス「NJSS」をご提供しています。
各発注機関に分散された案件の情報を一元化して効率的に情報収集や分析を行うことが可能で、入札業務を効率化して余裕を持ったミスのない入札にも繋がります。
これから入札への参入を本格化したいと考えている方、多忙な入札業務に課題を感じている方は、ぜひ一度お試しください。
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