プロポーザル成功の秘訣10選〈第3回〉事前の質問を有効活用する

ご好評をいただいております自治体ビジネスのプロが教えるシリーズ、

今回は「プロポーザル成功の秘訣10選」と題して、全10回に分けて解説します。

本記事を参考にしながら、官公庁から高く評価されるプロポーザルのポイントを押さえ、しっかりと自治体ビジネスに参入していきましょう。

よくある「質問の締め切り」の見逃し

自治体プロポーザルの企画書づくり。

何日も残業し書き進めながら改めて仕様書で書くべき内容を確認していきます。

すると「この部分は具体的に何を書けばいいんだろう？」「『地域住民の参加を促すこと』とあるけれど、何人くらい参加すれば認められるんだろう？」「『妥当な方法』って何をもって妥当なんだろう？」など、書き方に迷う部分がたくさん出てきてしまいます。

そこで、プロポーザル実施要領で規定された質問期限を確認すると、締め切りは10日前。とっくに過ぎています。これではわからない部分を確認する術がありません。さあ困った！・・・と、こんなご経験はありませんか。

これは、プロポーザル経験の浅い会社がよく陥る負けパターン。

そしてこのパターンは、多くの場合残念なことに繰り返される傾向があります。
なぜこうしたことが起こってしまうのでしょうか。

企画提案書の品質を上げるために必須の「質問」

原因は一つ、「企画提案書作成準備の優先順位づけができていない」こと。

締め切りまでの時間に余裕がないのが自治体プロポーザルの実態。限られた準備の時間で何から着手するか、優先順位を明確にしてから速やかに準備に取り組むのが定石。

ここでまず着手すべきが「文書を全て読み込むこと」、次に読み込んだ結果曖昧な部分をリストアップし「所定のルールに沿って質問すること」。準備の上流工程の優先はなんと言ってもこの２点であり、企画提案書の作成はその後です。

ところが厄介なことに、多くの自治体営業担当者は、民間営業担当と兼任兼務。
民間営業は、自治体営業と比べると短期で数字が作りやすいのが特徴。そうすると、忙しい営業担当者としては部門に課せられた営業上のK P Iを達成するため、ついつい時間的リソースを民間営業に割いてしまいがち。プロポーザルが公告されても「まだ企画提案書の締め切りまで1ヶ月近くあるから今日は別のことをやろう」とプロポーザル準備の優先順位を下げてしまいます。

そして忙しさに追われて時間が経ち、そろそろ企画提案書を書き始めないと間に合わない！と、できるところから爆速で書き始め、そのタイミングで確認すると既に質問の締め切りが過ぎている、こうしたことが企画提案書の品質をなかなか上げられない背景にあります。

企画提案書を書き始めてから「ここがわからないと書けない！」とならないように、まず文書の読み込みと質問事項のリストアップから着手しましょう。

質問の仕方にもコツがある

質問事項は、多くの場合、自治体ウェブサイトからダウンロードした編集可能な様式に質問事項を記入し、締め切りまでに決められた方法で提出することで受け付けてもらえます。

質問の目的は「わからないところを明確に知る」こと。

ところが、そのための質問なのに書き方がわかりにくいと、自治体側からすると「何をどう答えたらいいかわからない」となり、帰ってくる回答が知りたい情報ではなかったり、最悪の場合「お答えできかねます」という残念な返事を受け取ることになってしまいます。

では、自治体にとって回答しやすい質問の書き方とはどのようなものでしょうか。

上手な質問のポイントは次の３点です。

① 質問に該当する文書の条項を明記する

質問をしたい関連文書の章立てを正確に引用して、どの部分の質問かが自治体にわかるようにしておきます。

例えば「実施要領５業務内容のア②」などのように、正確に小見出しの番号まで付けておくと親切です。

② 前半は文書の該当部分、後半は質問事項という２段構成で

質問の文章も自治体にとってわかりやすく構成しましょう。

「実施要領の５業務内容のア②には〇〇と記載されていますが、〇〇とは具体的に何を指すのでしょうか」のように、前半は文書の該当部分、後半は質問事項という２段が前で書くと何が質問されているのか先方にとってわかりやすいでしょう。

③ 不明点に加え「なぜそうなのか」背景を尋ねる

不明点に加え、なぜそういうことが要求されているのか背景を質問で確認しましょう。

その業務がプロポーザルにかかったということは、予算を確保してでも解決したい事象とその背景課題が必ず存在します。特に企画提案書の「業務実施方針」の記載は課題の設定から入るのがセオリー。「なぜ？」を確認しておくと評価委員が重視する「業務実施方針」の評価が上がり、企画提案書全体の記載方針も明確になります。

質問の回答にも注目を

質問の回答は、多くの場合、自治体の公式ウェブサイトにPDFにまとめて他社の質問と一緒に開示されます。

この質問の回答一覧は、競合他社の情報収集源としても大変重要です。

質問の回答の数や案件の性質にもよりますが、例えば競合他社の次のような点について仮説を立てるのに役立ちます。

① 競合他社のエントリー数

質問の書き振りから、何社くらいがエントリーしてきているのか想定できる場合があります。

例えば質問の語尾が「です・ます」と「だ・である」だと、別々の会社が質問していることがわかります。

② 競合他社のレベル

自治体の常識からするとあり得ない質問の場合、経験の浅い会社が入ってきている目安になります。

例えば、「打ち合わせの旅費交通費は実費で請求できますか」という質問。自治体業務は受託費用の中で旅費交通費は全て賄うのが原則です。

③ 競合他社の提案内容

質問の内容によっては、競合他社の提案の内容の一部や方向性が想定できる場合があります。

自社だけではなく他社の質問をよく読んで、企画提案書作成の方針に活用しましょう。

質問の活用次第で点数が変わる

プロポーザルの質問は締め切り厳守。

後でわからないことが出てきて「ここを確認しないと企画提案書が書けない」となったらせっかく勝てそうなプロポーザルも台無しになってしまいます。

慌てずまとまった時間を確保して資料を精読し、企画提案書作成後に何が必要になるかも想定した上で「質問」のルールを有効活用しましょう。

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