自治体の入札案件について、いざ入札しようにも様々な課題に直面し、結局思い通りに入札・落札できないといった経験はないでしょうか？
今回は、自治体向けの営業を担当されている方にとっては必見の、自治体入札案件を効率的に進めるための３つの対策をお伝えいたします。
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入札に関してよくある３つの課題
課題① 自社が狙う入札案件がいつ出るかわからず、準備ができない
自社で入札できたはずの案件があったのに見落としてしまった。あるいは気が付いたのが遅すぎて必要書類を揃えることができなかった、といった経験はないでしょうか？
こうした状況のままでは、入札を取りこぼしてしまうだけではなく、目の前の案件獲得に必死になってしまい中長期的な売上計画を作ることができない、という問題もあります。
実際には日本全体で、年間180万件の入札案件が公開されていますが、これだけの案件全てを俯瞰しながら計画的に動くことは至難の業です。
（参考）官公庁入札：公示案件数の推移＜2023年11月度＞
課題② 仕様の細かい部分に対応できず、応札・落札できない
いざ入札しようと思って仕様書を確認してみたところ、大部分は自社のサービスが対応できるものの、細かい要件に適合できずに入札できなかった、ということはないでしょうか？
自治体は仕様書を作成するにあたり、WEBで検索などをして情報収集するだけでなく、企業へのヒアリングを実施していることも多いです。
こうした場でインプットされる情報をもとに自治体の担当者は仕様書を固めるため、場合によっては自社にとって不利な仕様書になってしまうこともあります。
（参考）自治体の仕様書の起案・情報収集の手段 ＜自治体アンケート調査より＞
課題③ 自治体の担当者に事前接触しようにも、適切なアポ先がわからない
それでは自社でも能動的に自治体にアプローチして、入札前の情報を探ったり新たな事業の提案などをしようとしても、そもそもどこに連絡すれば良いか分からない場合や、キーマンが見つからなかったり、たらい回しにされてアポの獲得に時間がかかってしまうことも多いです。
全国で1,740もの自治体がある中、アポを取ることに苦戦してしまっていては、効率的に営業を進めることはできません。
入札案件の効率的な営業活動のための３つの対策
自治体への営業経験がある方ならば、ここまで記載したような課題に遭遇したことはあるのではないでしょうか？
それではどうすれば、自治体に対して効率的な営業活動を行い、入札や落札に繋げることができるのか？
ここでは鍵となる３つの対策をご紹介します。
対策① 行政の大まかなスケジュールを知る
まずは、各自治体がどのようなスケジュール感で動いているのかを把握することが大切です。
自治体の入札案件には、その裏付けとなる予算があるわけですが、その予算は自治体の議会で議論されます。そして議会に予算案が提出される前に、自治体の担当部署で予算案が編成されています。
こうした、予算成立←議会の会期←予算案の作成といったイベントのスケジュールは、毎年大きくずれることはありません。
そのため、行政の動きの大まかなスケジュールを把握しておくことで、営業活動をいつ頃に行えば良いのかの目処が立ちます。
（参考）行政における予算関連の主なフロー
対策② 自治体ごとの基本情報を把握する
自治体の動きの大まかなスケジュールがわかったら、個別の自治体の基本情報を把握します。
例えば中長期的な視点に立つと、自治体の予算や施策は、各自治体が公表する様々な計画のなかで、数年単位でどのような予算を組んで、どのような施策を講じるかを決めていることもあります。
こうした自治体が公表する計画類を確認すると、どの自治体がどのような取り組みに力を入れようとしているのかといった情報を予測することができます。
それ以外に、自治体ごとの入札情報や落札先、さらには担当部署や連絡先などの情報を調べておくことも重要です。
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対策③ 自治体に対するアンケート調査を実施する
こうした基本情報を把握したのちに、さらに細かい情報を自治体向けのアンケートなどで調査します。
自治体の新規予算立案に向けたリアルタイムの情報や、担当者のバイネームなどを把握するためにはアンケートの実施が不可欠です。
これにより、実際に営業活動をする対象の自治体を絞り込むことができます。
とはいえ、自治体からしてみると民間企業のアンケートに答える義務はなく、場合によっては回答率が数％程度になってしまうこともあります。
そのため、アンケートの実施にあたっては、回答する自治体にとってもメリットがある形にするなどの工夫が必要です。
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まとめ
今回は、入札案件に対する効率的な営業活動を行うために必要な３つの対策をまとめました。
入札案件を少しでも計画的に進めるために、ぜひ参考にしてみてください。
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